Kompletní checklist pro přechod na digitální rezervace

Přechod z papírových kalendářů a telefonátů na digitální systém může vypadat složitě. Ale není! S tímto checklistem zvládnete vše za jeden víkend.

Fáze 1: Příprava (1-2 hodiny)

Zmapování aktuálního stavu

Co potřebujete vědět:

• [ ] Kolik máte stolů/míst?
• [ ] Jaká je kapacita každého stolu?
• [ ] Jaká je vaše otevírací doba?
• [ ] Máte více poboček?
• [ ] Kolik lidí bude systém používat?

Tip: Vytvořte si půdorys s čísly stolů - budete ho potřebovat.

Definování požadavků

Co od systému očekáváte:

• [ ] Základní rezervace online
• [ ] Správa walk-ins (bez rezervace)
• [ ] Připomínky zákazníkům
• [ ] Reporting a statistiky
• [ ] Integrace s dalšími systémy
• [ ] Mobilní aplikace

Důležité: Začněte s minimum viable setup a postupně rozšiřujte.

Výběr systému

Kritéria pro Zarezervuj To:

Jednoduchá implementace - 15 minut setup Česká lokalizace - vše v češtině Mobilní přístup - iOS/Android/Web 24/7 podpora - pomoc když potřebujete Bez závazků - 30 dní zdarma

Začít zdarma

Fáze 2: Setup systému (2-3 hodiny)

Základní nastavení

Krok 1: Vytvoření účtu

• [ ] Registrace emailem
• [ ] Ověření účtu
• [ ] Základní informace o podniku

Krok 2: Nastavení prostoru

• [ ] Přidání stolů/míst
• [ ] Definování kapacity
• [ ] Nastavení půdorysu (pokud používáte vizuální správu)

Krok 3: Provozní doba

• [ ] Otevírací hodiny
• [ ] Speciální dny (svátky, zavírací dny)
• [ ] Služby (oběd/večeře) a jejich časy

Krok 4: Týmová správa

• [ ] Přidání členů týmu
• [ ] Nastavení přístupových práv
• [ ] Přiřazení rolí (admin, recepcereceptionist, číšník)

Pokročilé nastavení

Reservační pravidla:

• [ ] Minimální/maximální velikost skupiny
• [ ] Časový interval mezi rezervacemi
• [ ] Maximální délka rezervace
• [ ] Pravidla pro speciální dny

Notifikace:

• [ ] Email šablony (potvrzení, připomínky)
• [ ] SMS šablony (připomínky, změny)
• [ ] Načasování notifikací (24h, 2h předem)

Branding:

• [ ] Logo podniku
• [ ] Barvy dle vaší identity
• [ ] Vlastní texty
• [ ] Fotogalerie

Fáze 3: Migrace dat (1 hodina)

Přenos existujících rezervací

Co migrovat:

• [ ] Aktivní budoucí rezervace
• [ ] VIP hosté a jejich preference
• [ ] Blacklist (problematičtí hosté)
• [ ] Historická data (volitelné)

Možnosti migrace:

Manuální přenos:

• Vyhovuje pro < 50 rezervací
• Přímý přenos jednu po druhé

CSV import:

• Pro 50+ rezervací
• Připravte CSV dle šablony
• Hromadný import

API integrace:

• Pro pokročilé uživatele
• Automatická synchronizace

Tip: Začněte s čistým štítem! Migrujte jen aktivní budoucí rezervace.

Fáze 4: Testování (1-2 hodiny)

Interní testování

Testovací scénáře:

• [ ] Vytvořit testovací rezervaci jako host
• [ ] Přijmout reservaci jako personál
• [ ] Upravit existující rezervaci
• [ ] Zrušit rezervaci
• [ ] Vyzkoušet walk-in hosty
• [ ] Otestovat připomínky (zkušební email/SMS)
• [ ] Vyzkoušet reporting

Co sledovat:

• Správnost dostupnosti
• Funkčnost notifikací
• Uživatelské rozhraní pro tým
• Rychlost systému

Pilotní provoz

Soft launch (1 týden):

• [ ] Nabízet online rezervace jen vybraným hostům
• [ ] Paralelně vést staré rezervace
• [ ] Sbírat feedback od týmu
• [ ] Upravovat nastavení

Výhody pilotu:

• Otestovat v reálu bez rizika
• Vyřešit problémy před plným spuštěním
• Zvyknout si tým

Fáze 5: Školení týmu (2-3 hodiny)

Základní školení

Pro všechny členy týmu:

• [ ] Jak přijmout rezervaci
• [ ] Jak upravit/zrušit rezervaci
• [ ] Jak pracovat s walk-ins
• [ ] Jak označit hosty (VIP, poznámky)
• [ ] Základy reportingu

Materiály:

• Video tutoriály
• PDF návod
• Praktické cvičení

Pokročilé funkce

Pro administrátory:

• [ ] Správa nastavení
• [ ] Detailní reporting
• [ ] Řešení konfliktů
• [ ] Customizace

Tip: Vytvořte "quick reference guide" - laminovanou kartičku u recepce.

Fáze 6: Launch (1 den)

Den před spuštěním

• [ ] Finální check všech nastavení
• [ ] Příprava komunikace pro hosty
• [ ] Informování týmu
• [ ] Příprava backup plánu

Den spuštění

Ráno:

• [ ] Poslední test systému
• [ ] Aktivace všech notifikací
• [ ] Tým připraven

Komunikace:

• [ ] Post na sociálních sítích
• [ ] Email stávajícím zákazníkům
• [ ] Aktualizace webu
• [ ] Update Google profilu

První týden

Denní check:

• [ ] Kontrola všech rezervací
• [ ] Monitoring notifikací
• [ ] Řešení dotazů týmu
• [ ] Sbírání feedbacku

Fáze 7: Optimalizace (průběžně)

Měsíc 1: Základní metriky

Co sledovat:

• Počet online rezervací vs. telefon
• No-show rate
• Spokojenost týmu
• Spokojenost hostů

Akce:

• Upravit časování slotů
• Optimalizovat notifikace
• Fine-tuning kapacity

Měsíc 2-3: Pokročilé funkce

Postupně aktivovat:

• [ ] Upselling (speciální menu, balíčky)
• [ ] Loajalitní program
• [ ] Integracedalších nástrojů
• [ ] Pokročilý reporting

Měsíc 3+: Maximalizace ROI

Pokročilé strategie:

• Dynamic pricing
• Revenue management
• Personalizované nabídky
• Prediktivní analytika

Časový plán: Celkový přehled

| Fáze | Čas | Kdy | |------|-----|-----| | Příprava | 1-2h | Týden před | | Setup | 2-3h | Pátek večer | | Migrace | 1h | Sobota ráno | | Testování | 1-2h | Sobota odpoledne | | Školení | 2-3h | Neděle | | Pilot | 1 týden | Příští týden | | Launch | 1 den | Za 2 týdny |

Celkem: Jeden víkend + 1 týden pilotu = GO LIVE za 2 týdny!

Časté obavy a řešení

"Je to moc komplikované"

Mýtus Realita: Zarezervuj To je navržen pro jednoduchost. Pokud umíte poslat email, zvládnete to.

"Tým se to nenaučí"

Mýtus Realita: Intuitivní rozhraní + školení = tým zvládne za 1 hodinu.

"Zákazníci to nebudou používat"

Mýtus Realita: 73% zákazníků preferuje online rezervace!

"Co když to spadne?"

Obava Realita: 99.9% uptime + zálohování dat + 24/7 podpora.

Checklist shrnutí

PŘED SPUŠTĚNÍM:

• Zmapování aktuálního stavu
• Výběr systému
• Setup základních funkcí
• Migrace dat
• Testování
• Školení týmu

LAUNCH:

• Soft launch (pilot)
• Komunikace zákazníkům
• Full launch
• Monitoring první týden

PO SPUŠTĚNÍ:

• Sbírání feedbacku
• Optimalizace nastavení
• Aktivace pokročilých funkcí
• Měření ROI

---

Začněte ještě dnes

S Zarezervuj To máte vše potřebné pro hladký přechod na digitální rezervace. Vyzkoušejte zdarma 30 dní.

Začít zdarma

Potřebujete pomoc? Náš tým vás provede celým procesem - zdarma.

Kontaktovat podporu